PRIVACYBELEID

Workwide AB

Org.nr: 556959-2404

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Zweden

Dit document beschrijft hoe Workwide AB persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en beschermt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Binnen de Workwide Groep is de verwerkingsverantwoordelijke Workwide AB, org.nr: 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Zweden ("Workwide" of "wij" of afgeleide varianten daarvan). Wij bieden jobplatforms voor werkzoekenden waarop werkgevers vacatures van over de hele wereld publiceren ("de Diensten"). Dit document vormt ons beleid met betrekking tot het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens.

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (AVG) worden wij aangewezen als de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens waarvoor wij de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen. Onder persoonsgegevens verstaan wij alle informatie die direct of indirect is gekoppeld aan een levend natuurlijk persoon. Bijvoorbeeld naam en adres, maar ook geografische positie of IP-adressen.

Wij werken samen met vertrouwde derden om gegevens te verzamelen. Wij kunnen ook informatie delen met deze derden, zoals uw e-mailadres of telefoonnummer. Deze derden kunnen uw gegevens koppelen aan andere informatie die zij verzamelen om gepersonaliseerde doelgroepen te creëren of gerichte advertenties te leveren. Voor informatie over hoe deze derden uw gegevens verwerken, zie: Hoe Google informatie gebruikt

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verwerken uw contactgegevens zoals uw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Deze persoonlijke informatie wordt verzameld via het contactformulier voor werkgevers of de aanmeldingsformulieren voor werkzoekenden.

Daarnaast verwerken wij ook de inhoud van cv's en begeleidende brieven die u op onze website uploadt of aan ons stuurt, evenals alle informatie die wordt verstrekt in verband met uw gebruik van de Diensten, zoals professionele en branche-interesses.

Wij verwerken ook administratieve persoonsgegevens die automatisch worden verzameld, zoals uw IP-adres, identificatienummer, locatiegegevens en cookies. De verwerkte cookies verschillen afhankelijk van de platformtypen die u gebruikt. Het cookiebeleid is beschikbaar voor elk platform hier.

Houd er rekening mee dat wij u de Diensten mogelijk niet volledig kunnen aanbieden tenzij u ons de bovengenoemde persoonlijke informatie verstrekt.

2a. Opname en analyse van sollicitatiegesprekken

Workwide AB kan sollicitatiegesprekken (inclusief telefoon- en videogesprekken) opnemen en verwerken met behulp van op AI gebaseerde analyse- en transcriptietools om kandidaten te beoordelen, het wervingsproces te verbeteren en ons team te trainen.

Opnames worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor bevoegd personeel. De rechtsgrondslag voor deze verwerking is toestemming, die wordt verkregen vóór de opname.

Voordat een opgenomen gesprek begint, worden kandidaten geïnformeerd en gevraagd om hun uitdrukkelijke toestemming te geven. Kandidaten kunnen hun toestemming te allen tijde intrekken door contact op te nemen met [email protected]. In dergelijke gevallen wordt de opname verwijderd, tenzij de wet bewaring vereist.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken de hierboven genoemde persoonsgegevens in overeenstemming met wettelijke voorschriften en om de volgende redenen:

Contactgegevens worden gebruikt om onze nieuwsbrief en vacatures te sturen, nadat u heeft ingestemd met het ontvangen van informatie die voor u van interesse kan zijn.

De verwerking en verstrekking van contactgegevens, cv's en persoonlijke brieven aan werkgevers vormt de kern van ons bedrijf, en alles wordt verwerkt zodat u onze Diensten kunt gebruiken in overeenstemming met de Gebruiksvoorwaarden. Om juridische redenen is dit proces voltooid wanneer u uw toestemming geeft. De informatie in uw cv kan gevoelige persoonsgegevens bevatten, die alleen worden verwerkt na het verkrijgen van uw toestemming op grond van de wetgeving. Deze toestemming wordt verkregen wanneer u uw persoonlijke informatie aan ons verstrekt.

Wij voeren administratieve systeemtaken uit om de technische functionaliteit van onze Diensten te waarborgen. Ons doel is ook om frauduleus gebruik van de Diensten te voorkomen met betrekking tot de algemene voorwaarden, in overeenstemming met het regelgevend en juridisch kader. Wij verwerken deze informatie ook rechtmatig om te voorkomen dat onze Diensten worden gecompromitteerd en om alle gebruikers en onszelf te beschermen. Bovendien wordt het administratieve gegevenssysteem gebruikt voor statistieken en analyses om onze Diensten te ontwikkelen met inachtneming van de geldende wetgeving. Het belang van deze gegevens ligt uitsluitend in hun statistische bruikbaarheid en is niet bedoeld om individuen te identificeren.

Voor verwerkingsactiviteiten die worden uitgevoerd in overeenstemming met ons gerechtvaardigde belang hebben wij de balans overwogen tussen het belang van uw eigen belangen en het belang van de verwerking van uw persoonsgegevens voor uw belangen en uw recht op privacy. Wij hebben geconcludeerd dat onze gerechtvaardigde belangen geen voorrang kunnen hebben boven uw privacyrechten die de verwerking van persoonsgegevens zouden verhinderen.

4. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Contactgegevens, cv's en begeleidende brieven worden alleen gedeeld met partnerondernemingen die deel uitmaken van de vacatureplaatsing of vacatures willen aanbieden. Wij delen persoonlijke informatie alleen met werkgevers die de kandidaat interesseren. Wij hebben overeenkomsten met al onze partnerondernemingen en passen daarom effectieve beveiligingsmaatregelen toe bij de gegevensoverdracht op basis van het model ontwikkeld door de Europese Commissie. Wij controleren voortdurend of persoonsgegevens veilig worden verwerkt met respect voor onze eigen regels, zowel binnen als buiten de EU.

Sommige van onze IT-diensten en digitale providers kunnen gegevens buiten de EU/EER verwerken en wij kunnen de noodzakelijke beveiligingsmaatregelen toepassen voor gegevensoverdrachten aan deze ontvangers op basis van de overeenkomstmodellen ontwikkeld door de Europese Commissie. U kunt meer informatie over deze overdrachten verkrijgen door contact met ons op te nemen.

Houd er rekening mee dat wanneer u onze website bezoekt, andere websites u kunnen benaderen en hun verzameling van persoonsgegevens buiten onze controle valt. Het privacybeleid van die websites zal de verwerking regelen van informatie die van u is verkregen.

5. Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Een versie van uw sollicitatie wordt bewaard in de versleutelde database van Workwide Group om ervoor te zorgen dat een kopie van uw indiening bij werkgevers wordt bewaard. Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor het gebruik van de Diensten en wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het bewaren ervan, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat om ze voor een langere periode te bewaren. Persoonsgegevens worden altijd verwijderd op uw verzoek en wanneer ze niet langer nodig zijn voor verwerking.

6. Kan ik u vragen mijn persoonsgegevens te wijzigen, te verwijderen of mijn toestemming in te trekken?

Ja. Als u onze nieuwsbrief of andere soortgelijke informatie niet meer wilt ontvangen, kunt u zich afmelden of verzoeken dat uw persoonlijke informatie wordt verwijderd. Hetzelfde geldt als u een van onze Diensten heeft gebruikt en uw cv en contactgegevens wilt laten verwijderen. Wij zullen ook, waar mogelijk, stappen ondernemen om andere ontvangers te informeren als u uw persoonsgegevens wilt laten verwijderen. Neem contact met ons op via [email protected] en wij zullen uw verzoek verwerken.

U heeft het recht om een verzoek in te dienen voor toegang tot de verwerking van uw persoonlijke informatie of om meer informatie over de verwerking ervan te verkrijgen, evenals om uw persoonsgegevens te corrigeren, bij te werken, aan te vullen of de verwerking te beperken. U heeft ook het recht om uw toestemming in te trekken, wat geen invloed heeft op de rechtmatigheid van eerdere gegevensverwerking vóór het intrekken van uw toestemming, met uitzondering van directmarketingcommunicatie.

Als de verwerking is gebaseerd op toestemming in overeenstemming met de wetgeving of door aanvaarding van de voorwaarden, heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat u uw persoonsgegevens van ons kunt ontvangen in een standaard-, gestructureerd en geautomatiseerd formaat, en u heeft het recht uw gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke naar uw keuze.

7. Welke persoonsgegevens heeft u over mij?

Neem contact met ons op via [email protected] en wij zullen uw verzoek beoordelen. Wij kunnen u desgewenst een kopie verstrekken van de persoonsgegevens die wij hebben.

8. Wat kan ik doen als ik niet tevreden ben over hoe u mijn persoonsgegevens gebruikt?

Neem contact met ons op via [email protected] of met onze functionaris voor gegevensbescherming via [email protected] en wij zullen ons best doen om de zaak op te lossen. Indien nodig heeft u de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Zweedse Autoriteit voor Privacybescherming (IMY), www.imy.se.

9. Juridische verzoeken en voorkoming van schade

Wij kunnen uw informatie gebruiken, opslaan en delen op juridisch verzoek (zoals bevelen, gerechtelijke bevelen, procedures of andere) of wanneer het noodzakelijk is om ze mee te delen om frauduleus gebruik of andere criminele activiteiten te detecteren, voorkomen of aanpakken om onszelf, u en andere gebruikers te beschermen, inclusief in de context van een onderzoek waarbij wij te goeder trouw handelen, zoals wettelijk vereist.

Dit kan een reactie omvatten op een juridisch verzoek van jurisdicties buiten de Europese Gemeenschap of de Europese Economische Ruimte, voor zover wij te goeder trouw handelen en het verzoek afkomstig is van een gerechtelijke autoriteit van die jurisdictie, van invloed is op haar gebruikers en in overeenstemming is met internationaal erkende normen.

Informatie verkregen door uw gebruik van de Diensten, inclusief financiële informatie, kan worden gebruikt en opgeslagen voor een langere periode wanneer de informatie het onderwerp is van een onderzoek of wettelijke verplichting, een overheidsonderzoek of een onderzoek naar mogelijke schendingen van onze Gebruiksvoorwaarden of in strijd met ons Beleid, om enige schade te voorkomen.

10. Kennisgeving betreffende wijzigingen

Als wij wijzigingen aanbrengen in dit Privacybeleid, wordt het nieuwe Privacybeleid online gepubliceerd op deze pagina. Als deze wijzigingen significant zijn, wordt u geïnformeerd en wordt indien nodig opnieuw om uw toestemming gevraagd.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS IN WERVINGSDIENSTEN

Dit gedeelte is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in verband met de wervingsdiensten van Workwide die worden geleverd aan klantbedrijven onder een serviceovereenkomst ("Wervingsdiensten"). Dit is een aanvulling op de bovenstaande gedeelten, die van toepassing zijn op alle gebruikers van de platforms van Workwide.

11. Verwerkingsverantwoordelijke in wervingsdiensten

Workwide AB (org.nr 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Zweden) is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met de levering van Wervingsdiensten.

Wanneer Workwide kandidaatinformatie indient bij een klantbedrijf, wordt het klantbedrijf een onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke voor de kandidaatgegevens die het ontvangt. Workwide en het klantbedrijf treden niet op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Elke partij bepaalt onafhankelijk de doeleinden en middelen van zijn eigen verwerking van de persoonsgegevens van de kandidaat na de overdracht.

12. Categorieën van verwerkte persoonsgegevens in wervingsdiensten

Kandidaatgegevens verwerkt in wervingsdiensten:

• Volledige naam, e-mailadres, telefoonnummer en locatie
• Curriculum vitae (cv), inclusief arbeidsverleden, opleiding, vaardigheden en kwalificaties
• Screeningsamenvatting opgesteld door Workwide (beoordeling van geschiktheid, gespreksnotities, taalvaardigheidsanalyse)
• Salarisverwachtingen en huidige vergoeding
• Beschikbaarheid voor gesprekken en startdatum
• Verhuisstatus en -voorkeuren
• Alle andere informatie vrijwillig verstrekt door de kandidaat tijdens het wervingsproces

Klantcontactgegevens:

• Naam, functietitel, e-mailadres en telefoonnummer van de aangewezen contactpersonen van de klant
• Bedrijfsnaam, geregistreerd adres en btw-nummer

13. Doel en rechtsgrondslag voor verwerking in wervingsdiensten

Kandidaatgegevens:

Workwide verwerkt persoonsgegevens van kandidaten met het doel kandidaten te werven, te screenen en voor te stellen aan klantbedrijven als onderdeel van Wervingsdiensten. De rechtsgrondslag voor deze verwerking is:

• Gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f) AVG): Workwide heeft een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van kandidaatgegevens om zijn contractuele verplichtingen aan klantbedrijven na te komen en kandidaten te matchen met geschikte vacatures. Dit belang is afgewogen tegen de rechten en vrijheden van de kandidaten, en Workwide heeft geconcludeerd dat de verwerking de privacybelangen van de kandidaten niet overstijgt.
• Toestemming (artikel 6, lid 1, onder a) AVG): Waar kandidaten vrijwillig hun informatie hebben ingediend bij de platforms van Workwide of hun cv rechtstreeks aan een Workwide-recruiter hebben verstrekt, wordt toestemming verkregen op het moment van indiening.

Klantcontactgegevens:

Workwide verwerkt klantcontactgegevens met het doel de wervingsserviceovereenkomst uit te voeren en te beheren. De rechtsgrondslag is contractuele noodzaak (artikel 6, lid 1, onder b) AVG) en gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f) AVG).

14. Hoe kandidaatgegevens worden gedeeld met klantbedrijven

Wanneer Workwide een kandidaat identificeert als een potentiële match voor de vacature van een klant, deelt Workwide de informatie van de kandidaat met het klantbedrijf. Dit omvat doorgaans:

• Het cv van de kandidaat
• Een screeningsamenvatting opgesteld door Workwide
• Salarisverwachtingen en beschikbaarheid
• Verhuisstatus
• Eventuele notities relevant voor de geschiktheid van de kandidaat voor de rol

Dit delen is een kernonderdeel van de Wervingsdiensten en wordt gedekt door het gerechtvaardigde belang van Workwide bij het nakomen van zijn serviceovereenkomst met de klant. Kandidaten worden geïnformeerd dat hun gegevens kunnen worden gedeeld met aanstellende bedrijven als onderdeel van het wervingsproces van Workwide.

Zodra kandidaatgegevens zijn gedeeld met een klantbedrijf, is het klantbedrijf onafhankelijk verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens in overeenstemming met zijn eigen privacyverplichtingen onder de AVG.

15. Bewaring van persoonsgegevens in wervingsdiensten

Kandidaatgegevens in actieve wervingsopdrachten:

Workwide bewaart persoonsgegevens van kandidaten gedurende minimaal 12 maanden vanaf de datum van de laatste introductie bij een klantbedrijf. Deze periode komt overeen met het introductie- en anti-omzeilingsvenster in de serviceovereenkomsten van Workwide.

Kandidaatgegevens voor toekomstige mogelijkheden:

Buiten de actieve wervingsopdracht bewaart Workwide kandidaatprofielen in zijn applicant tracking systeem met het doel kandidaten te matchen met toekomstige vacatures, op basis van gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f) AVG). Deze bewaring gaat door totdat de kandidaat om verwijdering verzoekt of totdat Workwide vaststelt dat de gegevens niet langer relevant zijn.

Workwide voert periodieke beoordelingen uit van bewaarde kandidaatgegevens ten minste elke 36 maanden. Profielen zonder interactie (geen sollicitatie, geen login, geen contact met een Workwide-recruiter en geen reactie op communicatie) binnen de voorgaande 36 maanden kunnen worden geanonimiseerd of verwijderd. Kandidaten kunnen te allen tijde verzoeken om verwijdering van hun gegevens door contact op te nemen met [email protected], en Workwide zal dergelijke verzoeken zonder onnodige vertraging verwerken.

Klantcontactgegevens:

Workwide bewaart klantcontactgegevens voor de duur van de serviceovereenkomst en gedurende een periode van 24 maanden na beëindiging, met het doel eventuele uitstaande verplichtingen te beheren (zoals kortingsperiodes of honorariumrechten).

16. Grensoverschrijdende overdrachten in wervingsdiensten

Workwide kan kandidaatgegevens overdragen aan klantbedrijven gevestigd in andere EU/EER-lidstaten. Dergelijke overdrachten zijn toegestaan onder de AVG zonder aanvullende waarborgen.

In het geval dat kandidaatgegevens worden overgedragen aan een klantbedrijf of dienstverlener buiten de EU/EER, zorgt Workwide ervoor dat de overdracht onderworpen is aan passende waarborgen, inclusief de Standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie, of een ander geldig overdrachtsmechanisme onder Hoofdstuk V van de AVG.

17. Rechten van kandidaten in de wervingscontext

Kandidaten van wie de gegevens worden verwerkt als onderdeel van Wervingsdiensten hebben de volgende rechten onder de AVG:

• Recht op inzage: Verzoek om een kopie van de persoonsgegevens die Workwide over hen heeft
• Recht op rectificatie: Verzoek om correctie van onjuiste of onvolledige gegevens
• Recht op verwijdering: Verzoek om verwijdering van hun gegevens, met inachtneming van de gerechtvaardigde bewaarbelangen van Workwide
• Recht op beperking: Verzoek om beperking van de verwerking onder bepaalde omstandigheden
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Ontvang hun gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat
• Recht op bezwaar: Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht om toestemming in te trekken: Waar de verwerking is gebaseerd op toestemming, deze toestemming te allen tijde intrekken zonder de rechtmatigheid van eerdere verwerking te beïnvloeden

Om een van deze rechten uit te oefenen, dienen kandidaten contact op te nemen met Workwide via [email protected].

Workwide AB

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Zweden

E-mail: [email protected] | Telefoon: +46 54 22 44 440

BTW: SE 556959240401 | Reg.nr: 556959-2404

Zweedse Autoriteit voor Privacybescherming (IMY): www.imy.se