Online onboarding – 9 tips om gefocust te blijven

Onboarding is het proces waarbij nieuwe medewerkers worden geïntroduceerd bij een bedrijf en worden verwelkomd als nieuw teamlid. Bij bedrijven die dit onboarding proces hebben geperfectioneerd, zal de onboarding interessant en inspirerend zijn. Je moet echter wel voorbereid zijn op een week (of langer) waarin je veel informatie zult ontvangen. Als nieuwe medewerker zijn er veel dingen waarvan je op de hoogte moet worden gebracht. Zo krijg je hoogstwaarschijnlijk nieuwe programma’s voorgeschoteld waarmee je misschien niet vertrouwd bent en leer je nieuwe procedures te volgen. Ook krijg je te horen wat er van je wordt verlangd en verwacht in jouw nieuwe functie. Een ding om je alvast op voor te bereiden, is dat in de huidige werkomgeving waarin veel bedrijven genoodzaakt zijn om hun werknemers vanuit huis te laten werken, vooral nu tijdens de wereldwijde pandemie, het onboarding proces online zal worden uitgevoerd. Dit betekent dat je je nieuwe collega’s virtueel zult ontmoeten. Neem wat extra verantwoordelijkheid als het gaat om het maken van aantekeningen en het gestructureerd blijven werken. Wees ook niet bang om je werkgever om hulp te vragen als je ergens vastloopt.   

1. Wees georganiseerd

Het hebben van een online onboarding proces betekent dat je je nieuwe werk avontuur vanuit je eigen huis kunt beginnen. Dit bespaart je de stress die gepaard gaat met het ontdekken waar alles in een nieuw kantoor te vinden is. Hoe dan ook, een onboarding proces kan tijdrovend zijn en bestaat vaak uit veel stappen en veel nieuwe informatie. Zo bestaat het proces vaak uit het lezen van veel documenten, het voeren van enkele kennismakingsgesprekken en het downloaden van nieuwe programma’s om deze vervolgens in te stellen met inloggegevens en wachtwoorden. En dan is er nog het deel waarin je de rest van het team leert kennen, terwijl iedereen vanuit verschillende locaties werkt. Om van alles op de hoogte te blijven is het uiterst belangrijk om alle bestanden en materialen die je ontvangt goed gestructureerd en georganiseerd op je computer te bewaren. Maak mappen voor belangrijke documenten en zorg ervoor dat je deze documenten daarin opslaat. Maak ook verschillende tags aan voor e-mails met informatie waarvan je weet dat je die later nog eens moet bekijken. Zorg er bovendien voor dat je beschikt over de software die je nodig hebt voor de online onboarding-sessies en aarzel niet om contact op te nemen met je werkgever als je problemen hebt met het downloaden van de software of de inloggegevens.  

2. Creëer een werkruimte en houd je aan een routine

Één van de belangrijkste dingen bij thuiswerken, en vooral wanneer je midden in een online onboarding proces zit die je focus en aandacht vergt, is het inrichten van een comfortabele werkplek. Een gebruikelijke opstelling bestaat uit het hebben van een bureau en een comfortabele stoel en om er daarnaast voor te zorgen dat je zonder afleiding en zonder gestoord te worden kunt werken. Dit zal je helpen om gedurende de dag gemotiveerd en gefocust te blijven. Het is ook belangrijk om een routine aan te houden, bijvoorbeeld op tijd opstaan om te genieten van je koffie en ontbijt vóór de eerste meeting van de dag, zodat je energie hebt en er klaar voor bent. Als je een aantal pauzes hebt, verspreid over je werkdag, gebruik deze dan om een wandeling te maken of om een frisse neus te halen. Dit zal je helpen om je hoofd leeg te maken en het is altijd goed om je lichaam te strekken nadat je een paar uur lang hebt stilgezeten en je op dezelfde taak hebt gefocust.  

3. Maak aantekeningen

Het online onboarding proces kan in het begin een beetje overweldigend lijken en het is niet moeilijk om af en toe je focus te verliezen. Een tip om van alles op de hoogte te blijven is het opschrijven van de belangrijkste punten van elk onderdeel van je onboarding proces. Als je bijvoorbeeld documenten over het bedrijfsbeleid, de bedrijfscultuur of de toekomstige doelstellingen van het bedrijf doorleest, schrijf dan een aantal van de belangrijkste doelstellingen van het bedrijf op. Aangezien jij het bedrijf nu vertegenwoordigt, is het goed om te weten waar ze precies voor staan. Daarnaast is het ook goed om een aantal doelstellingen die het bedrijf voor jouw functie heeft opgesteld op te schrijven, zodat je weet wat er van je wordt verwacht. Ook krijg je informatie over het aanvragen van vrije dagen, ziekteverlof en het aantal vakantiedagen dat je kunt opnemen. Deze informatie is goed om te bewaren in een notitieboekje o.i.d. Verder is het altijd goed om logingegevens ergens op te schrijven, maar zorg er wel voor dat je deze veilig bewaard. Ook al hebben veel laptops een functie waarmee je je wachtwoorden automatisch kunt opslaan, het is toch altijd goed om een back-up te hebben.  

4. Bekijk de agenda de dag ervoor

Bij veel onboarding processen krijg je van tevoren een schema met daarop de dingen die per dag worden behandeld. Zo zal je bijvoorbeeld op de eerste dag vooral introducties hebben, praktische informatie ontvangen en de geschiedenis van het bedrijf leren kennen. Op andere dagen krijg je meer diepgaande training en leer je over de bedrijfsprocessen van het bedrijf. Zorg ervoor dat je het schema iedere dag bekijkt, zodat je weet wat er voor de volgende dag op het schema staat en je jezelf kunt voorbereiden. Zo hoef je je niet nerveus of gestrest te voelen, maar in plaats daarvan kun je je mentaal voorbereiden op de volgende dag, alvast bedenken wat je gaat leren en misschien al een aantal vragen genoteerd hebben.  

5. Vat de dag samen met key takeaways

Aan het einde van iedere dag is het een goed idee om de aantekeningen die je gedurende de dag hebt gemaakt, door te nemen en te bekijken wat je precies hebt geleerd. Op deze manier kun je de belangrijkste takeaways samenvatten en belangrijke kernelementen van je onboarding ervaring van die dag onthouden. Dit is vooral belangrijk wanneer het bedrijf je diepgaande informatie en training geeft betreffende jouw functie, omdat je leert wat je moet weten om succesvol te zijn. Als je tijdens een introductie gedachten of ideeën hebt en er is op dat moment geen gelegenheid om vragen te stellen of opmerkingen te maken, zorg er dan voor dat je het opschrijft, zodat je het op een andere dag kunt vragen of een bericht naar je werkgevers kunt sturen.  

6. Geef feedback

Nadat je onboarding proces is afgerond, heb je een gouden kans om jouw nieuwe werkgevers feedback te geven. Je kunt ze bijvoorbeeld vertellen welke onderdelen van het onboarding proces je zeer interessant vond en waar je meer over wilt weten. Of misschien heb je enkele suggesties die ze kunnen uitproberen bij nieuwe medewerkers die na jou starten. Misschien denk je dat meer video tutorials nuttig kunnen zijn of dat een quiz op het einde een leuke manier is om het proces samen te vatten en mensen zal helpen herinneren wat ze geleerd hebben? Jouw mening zal vaak worden gewaardeerd en het laat zien dat je toegewijd bent aan het bedrijf.  

7. Houd een dialoog met je werkgever

Je werkgever zal tijdens het onboarding proces waarschijnlijk af en toe bij je controleren of het goed gaat en of je het proces bij kunt houden. Maar je kunt natuurlijk ook contact met hen opnemen als je daar behoefte aan hebt. Bijvoorbeeld als je het gevoel hebt dat je wat informatie mist of als er een onderdeel is dat je niet echt begrijpt. Misschien kun je vragen of je een meeting met ze kunt inplannen, zodat ze het nogmaals met je kunnen doornemen of stuur ze een e-mail met je vragen. Op deze manier laat je zien dat je communicatie waardeert, dat je betrokken bent en dingen goed wilt doen om toekomstige misverstanden te voorkomen.  

8. Wees voorbereid op het hebben van geen face-to-face interactie

Er zullen natuurlijk ook enkele uitdagingen zijn als het gaat om het hebben van een online onboarding proces. Het kan bijvoorbeeld wat moeilijker zijn om je nieuwe collega’s te leren kennen en een sterke teamspirit te bouwen als er geen echte face-to-face interactie is. Je kunt natuurlijk wel je eigen kennismakingsgesprekken inplannen met de collega’s waar je het meest mee zult samenwerken. Het bedrijf zal waarschijnlijk een chatprogramma of een sociaal kanaal hebben waarmee je een aantal online meetings met je nieuwe collega’s kunt inplannen. Op deze manier kun je één op één gesprekken voeren, jezelf goed voorstellen terwijl je hen leert kennen en leert hoe zij het liefst communiceren en werken.  

9. Geef jezelf tijd

Zoals eerder genoemd is, kan het onboarding proces soms een beetje overweldigend zijn. Er is veel informatie om in je op te nemen, dus vergeet niet om jezelf tijd te geven. Niemand verwacht dat je het meteen allemaal na het onboarding proces onder de knie hebt. Het is oké om dingen te vergeten, vragen te stellen en herinnerd te worden aan procedures of hoe programma’s werken. Vergeet niet dat iedereen op het kantoor in hetzelfde schuitje heeft gezeten. Velen leren al doende en moeten misschien een paar fouten maken voordat ze het uiteindelijk onder de knie krijgen en alles soepel verloopt. Als je belangrijke kernelementen in een notitieboekje hebt opgeschreven, kun je ze elke keer als je twijfelt of als je je geheugen moet opfrissen, teruglezen.   

Conclusie  

Het onboarding proces is een essentieel onderdeel voor zowel werkgevers als nieuwe werknemers. Het is de periode waarin werknemers een eerste indruk krijgen van het bedrijf waarvoor ze gaan werken en waarin werkgevers de nieuwe talenten kunnen verwelkomen en hen kunnen helpen met het vertrouwd raken met bedrijfsprocessen en werkwijzen. Velen beweren ook dat online onboarding de voorkeur verdient, omdat werkgevers alle stappen en procedures gemakkelijker online kunnen organiseren. Ben jij op zoek naar een nieuwe baan en zit jij daarom binnenkort in het een online onboarding ? Door gebruik te maken van onze tips ben je in een mum van tijd goed ingewerkt. Wees niet bang om vragen te stellen en feedback te geven. Veel succes!