Tips voor thuiswerken: dit is hoe je productief en verbonden blijft

Wanneer je met je thuiswerk avontuur begint, kunnen de eerste paar weken als een zegen voelen. Je hoeft niet op tijd op te staan om de bus of een andere vorm van openbaar vervoer te halen om op je werk te komen en als je geen belangrijke videovergaderingen hebt, hoef je niet eens je pyjama uit te doen of een douche te nemen! Maar thuiswerken heeft zowel voordelen als uitdagingen. Vooral in het begin is het makkelijk om al de voordelen van deze nieuwe lifestyle in te zien en ook al is het bewezen dat dit een effectieve manier is om een work-life balance te creëren, je zult wellicht toch merken dat er ook een paar nadelen zitten aan thuiswerken. Zo heb je tijdens het thuiswerken niet dezelfde structuur als wanneer je op kantoor werkt. Het is daarom belangrijk dat je je eigen grenzen stelt. Dit kun je doen door bijvoorbeeld normale werktijden aan te houden, een eigen, vaste werkplek te creëren en ervoor te zorgen dat je je werkdag elke dag ongeveer op hetzelfde tijdstip begint en eindigt. In dit artikel hebben wij een aantal thuiswerk tips voor je op een rijtje gezet.

1.Creëer een werkruimte

In het begin kan het lastig zijn voor je hersenen om je appartement of huis met werk te associëren. Dit is de plek waar je voorheen kwam als je werkdag voorbij was en je associeerde het dan ook vooral met relaxen. Het kan daarom een beetje wennen zijn om thuis net zo productief en gemotiveerd te blijven als op kantoor. Zo kun je bijvoorbeeld gemakkelijk afgeleid worden door huishoudelijke taken wanneer je thuiswerkt. Een goede tip is daarom om een eigen werkplek in te richten die volledig bedoeld is voor je thuiswerk ervaring. Zorg ervoor dat je je er comfortabel voelt en je niet wordt afgeleid door dingen die vanaf je werkplek te zien zijn, bijvoorbeeld een stapel borden in de keuken die je nog moet afwassen. Wellicht is er ook een manier waardoor je af en toe kunt afwisselen tussen zittend en staand werken, zodat je ook een ergonomisch voordeel kunt behalen.

2.Planning en to-do-lijstjes

Een strakke planning bijhouden en je dag vullen met taken is een goede manier om op de hoogte te blijven van alles wat er moet gebeuren. Begin je ochtend met het plannen van je dag en maak een to-do-lijst van alles wat je die dag moet doen. Als je al een duidelijk idee hebt van hoe je week eruit zal gaan zien, kun je je maandagochtend ook gebruiken om de rest van de week te plannen. Een andere tip die je kunt gebruiken om thuis productief te blijven, is het uitproberen van de Pomodoro-techniek. Dit is een techniek waarmee je in intervallen kunt werken. Veel mensen worden tijdens hun werkuren vaak afgeleid door hun mobiele telefoon of social media en een manier om dit te voorkomen is om jezelf de regel op te leggen dat je alleen tijdens pauzes op je telefoon mag kijken. Met de Pomodoro-techniek stel je een timer in op 25 minuten en in deze 25 minuten mag je je alleen focussen op je taken. Wanneer het alarm afgaat mag je een korte pauze nemen en vervolgens stel je de timer weer in op 25 minuten en werk je weer verder aan je taken.

3.Plan dagelijkse vergaderingen – Blijf in contact met je collega’s

Werken op kantoor brengt veel sociale voordelen met zich mee. Aangezien je omringd bent door je collega’s, loop je gemakkelijk naar hun bureaus om een praatje te maken of om een vraag te stellen. Dit is meestal een leuke onderbreking van je dagelijkse werkplanning en een belangrijk onderdeel van elke kantoorcultuur. Wanneer je thuiswerkt, loop je deze kleine momenten mis en na een tijdje kun je je hierdoor erg geïsoleerd gaan voelen. Gelukkig zijn er genoeg manieren om zelfs in deze tijden in contact te blijven met je collega’s. Zo zijn er veel chatprogramma’s waarmee je kunt chatten én bellen. Met deze programma’s kun je elke dag videogesprekken met collega’s inplannen. In plaats van te communiceren via een berichtje of een email, stel je bijvoorbeeld voor om een kort telefoon/videogesprek met je collega in te plannen, zodat je in detail kunt uitleggen wat je graag wilt en misverstanden worden voorkomen. Het gesprek hoeft niet langer dan 10 minuten te duren, net zoals een kort gesprek op kantoor zou zijn geweest. Daarnaast zijn er veel andere tools en programma’s die thuiswerken een fluitje van een cent maken. Naast groep chatprogramma’s en videoconferentie-apps, zijn er ook tools speciaal ontwikkeld voor processen zoals brainstormen, besluitvorming en het opstellen van een algemene planning. Deze programma’s kunnen het contact met collega’s en het samenwerken net zo gemakkelijk maken als op kantoor. Check de onderstaande programma’s eens:

•   Conceptboard – creëer layouts, artworks, mind maps en andere projecten op een gedeeld bord.
•   Acceptify – maakt besluitvorming makkelijker – een manier om samen als een team oplossingen te vinden.
•   Idea flip – maak een ideeën kaart die iedereen in je team kan delen, uitbreiden en waar iedereen zijn/haar ideeën aan kan toevoegen.
•   Bonusly – geef je collega’s erkenning. Met Bonusly ontvang je een vergoeding die je gebruikt om je collega’s te belonen!
•   Lucid meetings  -  een videochatprogramma waarop je je vergaderingen kunt plannen en uitvoeren en alle benodigde details binnen handbereik hebt.

4.Neem pauzes

Het feit dat je thuiswerkt betekent niet dat je de hele tijd moet werken. Het is belangrijk om pauzes te nemen, net zoals je op kantoor zou doen. Velen hebben een lunchpauze van een uur, maar daarnaast heb je ook het recht om over de gehele dag een aantal pauzes van een aantal minuten te nemen. Besteed je pauzes goed. Zo plannen veel mensen een workout sessie in tijdens hun lunchpauze. Dit kan een 30 minuten durende cardio sessie of een yoga sessie van 40 minuten zijn. Hier zal je zeker profijt van hebben, omdat het is bewezen dat sporten stress verlagend werkt. Bovendien kun je je door het sporten beter focussen en blijf je ook thuis productief. Zorg ervoor dat je tijdens je kortere pauzes stretchoefeningen doet, een frisse neus haalt of een snack maakt.

5.Houd normale werktijden aan

Wanneer je thuiswerkt kan het gemakkelijk gebeuren dat je je laat meeslepen in je dagelijkse taken en de tijd vergeet. De scheidingslijn tussen het einde van je werkdag en het begin van je vrije tijd kan een beetje vervagen, omdat je de hele dag thuis bent. Om een gezonde balans tussen werk en privé te houden, is het belangrijk dat je aan het einde van de dag afstand doet van je werk en duidelijke grenzen stelt tussen werktijd en vrije tijd. Een manier waarop je dit kunt bereiken is door een eindtijd voor elke dag te kiezen. Als je bijvoorbeeld van 8.00 tot 17.00 op kantoor werkte, is het belangrijk om dit ook thuis te blijven doen. Zodra het vijf uur is, moet je je collega’s een fijne avond wensen en je computer uitzetten. Zie het als het kantoor verlaten en daardoor niet langer toegang hebben tot je zakelijke e-mail of taak voor die dag. Nu zullen er dagen zijn dat je druk bezig bent met een aantal taken of dat je midden in een groot project zit en het opeens 17.30 is. In deze situatie is het vaak goed om de meest dringende taken af te ronden en daarna te stoppen met werken. De volgende dag begin je uitgerust, met een frisse blik en misschien wel met nieuwe ideeën die tot verbeteringen kunnen leiden.

Extra - Snelle thuiswerk tips

Behoud zoveel mogelijk routines

Was je gewend om een lunch box voor werk te maken met daarin het avondeten van de vorige avond? Stond je elke ochtend om 7.00 uur op om te douchen? Behoud zoveel mogelijk van je routines om jezelf eraan te blijven herinneren dat je nog steeds werkt.

Ontdek je meest productieve uren

Niemand is altijd 100% effectief. Je motivatie zal gedurende de dag op en neer gaan, maar zolang je jezelf kent kun je dit in je voordeel gebruiken. Ben je productiever vroeger op de dag? Zorg er dan voor dat je de meest dringende taak van de dag vóór de lunchpauze afrond. Later op de middag ben je er misschien niet meer in de juiste headspace voor. Zorg er echter voor dat je je altijd op één ding tegelijk concentreert.

Maak verschillende afspeellijsten om de week door te komen

Als je geen stilte nodig hebt om je te kunnen concentreren, kan een goed achtergrondmuziekje je helpen om gemotiveerd te blijven. Voor sommige mensen werkt een songtekstvrij deuntje of klassieke muziek het beste, terwijl anderen gemotiveerd raken door naar rap, rock of popmuziek te luisteren.   

Zoek steun bij je collega’s

Onthoud dat jij en je collega’s allemaal in hetzelfde schuitje zitten en dat jullie allemaal dagen zullen hebben waarop jullie je niet kunnen concentreren en nauwelijks taken kunnen afronden. Tijdens zulke momenten is het belangrijk om in contact te blijven, er voor elkaar te zijn en elkaar te ondersteunen. Wanneer je in de war bent en niet weet hoe je een taak moet uitvoeren, vraag dan om advies. Wellicht was er een misverstand door culturele verschillen of heb je wat opheldering nodig over een taak. Het is altijd beter om iets twee keer te vragen en het goed te doen, dan dat je het helemaal opnieuw moet doen.

Een thuiswerkbaan vinden

Kortom, thuiswerken heeft zowel voordelen als nadelen. Het kan bijvoorbeeld erg tijd- en kostenbesparend zijn voor mensen die voorheen naar een kantoor reisden. Echter, meer vrijheid leidt tot meer verantwoordelijkheden. Je moet vaak gedisciplineerder zijn, afleidingen vermijden en voorbereid zijn om je weken ver van te voren in te plannen. Bovendien moet je erover nadenken op welke manier je in contact blijft met je collega’s. Als je klaar bent om de uitdaging aan te gaan, kun je beginnen met het zoeken naar een thuiswerkbaan. Check nu de openstaande vacatures op Workwide.